Cùng với quá trình hội nhập quốc tế, những năm qua hoạt động xuất nhập cảnh của cán bộ công chức viên chức tỉnh Phú Yên đi nước ngoài công tác, học tập ngày càng tăng lên. Đặc biệt sau giai đoạn đại dịch Covid-19, năm 2022 hoạt động này tăng cường trở lại và dự báo sẽ tiếp tục gia tăng trong những năm tới.

Nắm bắt được nhu cầu này, từ ngày 18/01/2019, Chủ tịch UBND tỉnh đã ký Quyết định số 92/QĐ-UBND ban hành Thủ tục trình cấp phép xuất nhập cảnh cho cán bộ, công chức, viên chức là một thủ tục hành chính thuộc chức năng nhiệm vụ của Sở Ngoại vụ Phú Yên.

Thủ tục bao gồm:

a. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần trong giờ hành chính.

- Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có văn bản tham mưu cơ quan cấp trên giải quyết.

- Bước 3:

+ Trường hợp 1: Áp dụng cho các cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) đi nước ngoài thuộc diện sau: CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh đi nước ngoài về việc công không sử dụng kinh phí từ ngân sách tỉnh; CBCCVC do Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp bổ nhiệm đi nước ngoài về việc riêng.

Trong vòng 05 ngày làm việc cơ quan cấp trên có văn bản đồng ý hoặc văn bản không đồng ý cho phép xuất cảnh;

+  Trường hợp 2: Áp dụng cho CBCCVC đi nước ngoài thuộc diện sau: CBCC thuộc diện xét duyệt nhân sự của Thường trực Tỉnh ủy; CBCCVC đi nước ngoài về việc công có sử dụng kinh phí từ ngân sách tỉnh.

Đối với các CBCCVC thuộc diện xét duyệt nhân sự của Tỉnh ủy: Trong vòng 10 ngày làm việc, cơ quan cấp trên sẽ ra quyết định cử đi nước ngoài hoặc văn bản không đồng ý cho đi nước ngoài.

Đối với các trường hợp còn lại: Trong vòng 12 ngày ngày làm việc, cơ quan cấp trên sẽ ra quyết định cử đi nước ngoài hoặc văn bản không đồng ý cho đi nước ngoài.

Bước 4: Cơ quan, đơn vị liên hệ Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ theo thời gian ghi trên biên nhận.

b. Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Văn bản của cơ quan quản lý trực tiếp CBCCVC (bản gốc) gửi UBND tỉnh, đồng gửi Sở Ngoại vụ. Nội dung văn bản nêu rõ:

+ Nhân sự: Ghi rõ loại, bậc, ngạch, chức vụ của CBCCVC; CBCC do bầu cử thì ghi rõ thời hạn nhiệm kỳ được bầu; CBCCVC mới được tuyển dụng thì ghi rõ thời hạn dự bị hay thử việc (Không sử dụng các từ có nội dung chức danh không rõ ràng như: cán bộ, chuyên viên, phóng viên, biên tập viên, bác sĩ, họa sĩ, giảng viên, giáo viên, kỹ thuật viên, chẩn đoán viên, bảo tàng viên, kỹ sư...); nếu là Đảng viên phải ghi Đảng viên.

+ Mục đích chuyến đi;

+ Nước đến và thời gian lưu trú ở nước ngoài;

+ Nguồn kinh phí cho chuyến đi (nêu rõ kinh phí từ nguồn nào, nếu do nước ngoài đài thọ thì phải có văn bản chứng minh, nếu xin từ ngân sách tỉnh thì phải có dự trù kinh phí);

+ Ý kiến chính thức của cơ quan chủ quản về việc đồng ý cử/cho phép CBCCVC đi nước ngoài;

+ Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai giữa các trang;

+ Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan vào điểm sửa đổi, bổ sung. Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ra văn bản mới.

- Thư mời:

+ Thư mời Bản gốc hoặc bản sao có công chứng;

+ Nếu thư mời bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, bản dịch phải do cơ quan có chức năng dịch thuật thực hiện.

+ Đối với việc tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn ở nước ngoài phải có thư mời của đơn vị tổ chức sự kiện (ngoài thư mời của đơn vị đài thọ kinh phí chuyến đi).

-  Đối với trường hợp đi thực hiện hợp đồng kinh tế phải có bản hợp đồng kinh tế;

- Đối với các trường hợp có trình bày tham luận tại các hội nghị, hội thảo, phải có đề cương nội dung bài tham luận.

-  Đối với các đoàn đi nghiên cứu, học tập kinh nghiệm ở nước ngoài trong khuôn khổ các thỏa thuận hợp tác, các chương trình đào tạo, các dự án, phải có đề cương nghiên cứu chi tiết và đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ

d. Thời hạn giải quyết: 8-15 ngày làm việc (tùy trường hợp cụ thể)

e. Đối tượng thực hiện: Cán bộ, công chức, viên chức

g. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Không.

- Cơ quan phối hợp TTHC (nếu có): Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan.

h. Kết quả thực hiện TTHC: Quyết định của UBND tỉnh

i. Lệ phí: Không

k. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

l. Yêu cầu hoặc điều kiện thực hiện:

          - Trong thời gian học tập, tham quan, khảo sát, tham dự hội nghị, hội thảo ... ở nước ngoài, CBCCVC được cử đi, cho phép đi nước ngoài phải thực hiện đúng chương trình, thời gian, địa điểm và kinh phí đã được duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật nhà nước, tôn trọng pháp luật nước sở tại. Trường hợp có những yêu cầu phát sinh ngoài chương trình đã được phê duyệt và kịp thời báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh hoặc người đứng đầu cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại.

          - Khi kết thúc đợt công tác ở nước ngoài, chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi về nước, CBCCVC phải nộp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho phòng có chức năng quản lý CBCCVC của cơ quan trực tiếp quản lý và thực hiện theo các quy định tại Điều 4 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg.

          - Sau khi hoàn thành chuyến đi nước ngoài với mục đích công tác, học tập, kinh doanh, CBCCVC được cử, cho phép đi nước ngoài phải báo cáo kết quả chuyến đi cho UBND tỉnh, Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan chậm nhất 07 ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến công tác, nội dung báo cáo phải đầy đủ các hoạt động, chia sẻ thông tin, có đính kèm lịch trình công tác cụ thể tại nước ngoài, có đề xuất, kiến nghị liên quan sau chuyến công tác (Mẫu đính kèm). Trường hợp không thực hiện đúng quy định về báo cáo kết quả chuyến đi công tác nước ngoài, UBND tỉnh sẽ không xem xét, giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho chuyến đi nước ngoài tiếp theo.

- Trong trường hợp đơn vị có CBCCVC được cử đi nước ngoài nhưng không thực hiện chuyến đi, đơn vị phải có văn bản gửi UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) thông báo hủy chuyến đi hoặc đề nghị rút tên khỏi danh sách đoàn đi nước ngoài.