Từ năm 2017 thành  Sở Ngoại vụ Phú Yên, công tác tổ chức Hội nghị hội thảo quốc tế luôn là một lĩnh vực đạt nhiều kết quả. Có thể kể tên một số hội nghị lớn như Hội thảo suối khoáng  Phú Yên – Hungary 2018, Hội nghị Hợp tác phát triển Phú Yên – Ngân hàng thế giới WB năm 2019. Hội thảo trực tuyến ký kết biên bản ghi nhớ Thỏa thuận hợp tác giữa Tổ chức Năng suất châu Á và tỉnh Phú Yên về việc hỗ trợ chuỗi đông lạnh công nghệ cao cho tỉnh Phú Yên khắc phục hậu quả đại dịch Covid-19, …. Đóng góp vào kết quả này có việc quán triệt và vận dụng nghiêm các qui định hiện hành về tổ chức tổ chức và quản lý hội nghị hội thảo quốc tế tại Việt Nam theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020

Thủ tục hành chính về tổ chức và quản  lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam là 1 trong 4 thủ tục thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Sở Ngoại vụ. Trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Các tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần trong giờ hành chính.

Bước 2:

- Trong vòng 03 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có công văn trình cơ quan cấp trên xem xét, ra quyết định;

- Trong trường hợp cần hỏi ý kiến các cơ quan liên quan:

+ 03 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Ngoại vụ có văn bản đến các cơ quan liên quan để xin ý kiến;

+ 12 ngày làm việc, các cơ quan liên quan có văn bản trả lời Sở Ngoại vụ;

+ 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ ý kiến của các cơ quan chức năng, Sở Ngoại vụ có văn bản tham mưu cơ quan cấp trên;

Bước 3: Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan cấp trên xem xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị quốc tế gửi Sở Ngoại vụ;

b. Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ.

c. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Văn bản của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi UBND tỉnh đồng kính gửi Sở Ngoại vụ (theo mẫu công văn xin phép tổ chức hội thảo đính kèm), bao gồm những nội dung cụ thể sau:

+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của  hội nghị, hội thảo;

+ Nội dung (nội dung cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế). Gửi kèm tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt), chương trình làm việc và các hoạt động bên lề của hội nghị, hội thảo;

+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

+ Thành phần tham gia tổ chức: đơn vị phía Việt Nam, đơn vị phía nước ngoài;

+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu (đối với phía nước ngoài ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh);

+ Nguồn kinh phí: Nguồn kinh phí (tự lo hay được tài trợ. Nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).

- Văn bản ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức.

- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học trong trường hợp đơn vị tổ chức hội thảo lần đầu tiền trong năm (đối với các đơn vị tổ chức hội thảo tư vấn du học);

- Công văn thống nhất của cơ quan chủ quản (đối với các cơ quan, đơn vị Nhà nước trực thuộc các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện).

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ

d. Thời hạn giải quyết: 8 đến 23 ngày làm việc (tùy trường hợp cụ thể)

e. Đối tượng thực hiện:

Cơ quan, đơn vị trong và ngoài nước tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế trực tiếp hoặc trực tuyến với ít nhất một đầu cầu tại tỉnh Phú Yên.

g. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân tỉnh

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Không.

- Cơ quan phối hợp TTHC (nếu có): Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan.

h. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Công văn đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

i. Phí, lệ phí: Không

k. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

- Đơn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo (Mẫu 1)

- Mẫu báo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo (Mẫu 2)

l. Yêu cầu hoặc điều kiện thực hiện TTHC:

          - Đơn vị phải báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo cho UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ (theo Mẫu BCHT đính kèm);

          - Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan Trung ương; các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ Chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm của tỉnh và các Bộ, ngành; và các hội nghị, hội thảo theo chương trình, dự án Hỗ trợ phát triển chính thức và phi chính phủ nước ngoài  đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Cơ quan chủ trì hoặc phối hợp tổ chức có văn bản thông báo cho UBND tỉnh Phú Yên (thông qua Sở Ngoại vụ) về nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích v.v..) để địa phương phối hợp quản lý.

- Cơ quan, đơn vị tổ chức phải tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo đúng chương trình, nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị,  hội thảo quốc tế.